Sắp lịch khi vừa làm vừa đi dựa trên một nguyên tắc: ngày di chuyển gần như là ngày không làm được việc. Vì thế bạn dồn di chuyển vào cuối tuần hoặc những ngày ít việc nhất, giữ giờ làm cố định theo giờ của những người cần gặp bạn, và luôn chừa ít nhất một ngày để ổn định chỗ ở mới trước khi có việc lớn.
Chào bạn, đây là Nhà Du Hành. Người mới vừa làm vừa đi thường làm ngược: đặt vé xe vào chiều thứ năm, nghĩ rằng lên xe vẫn mở máy làm được. Rồi xe xóc, mạng mất, đến nơi lúc khuya không kịp nộp việc. Tập này mình kể cách ghép hai cái lịch vào nhau cho êm.
Vì sao ngày di chuyển gần như mất trắng?
Một ngày di chuyển gồm xếp đồ, trả phòng, ra bến, chờ xe, ngồi xe, đến nơi, tìm chỗ ở, nhận phòng, đi mua đồ ăn. Dù chặng chỉ vài tiếng, cả ngày vẫn bị chia vụn ra.
Làm việc trên xe nghe hợp lý nhưng hiếm khi hiệu quả. Xe lắc làm khó tập trung, nhiều người bị say khi nhìn màn hình, mạng chập chờn khi qua vùng núi. Có khi làm được một việc nhỏ, nhưng đừng đặt cược vào đó.
Thêm nữa, đến nơi mới thường mệt, đầu óc còn bận với những thứ lạ. Ngày đầu ở chỗ mới, năng suất của phần lớn người đều thấp.
Chấp nhận điều này từ đầu giúp bạn lên lịch đúng: ngày di chuyển là ngày nghỉ hoặc chỉ làm những việc nhẹ nhất.
Mình hay dùng ngày di chuyển cho những việc không cần đầu óc nhiều: nghe lại một bản ghi cuộc họp, sắp xếp thư mục, lên danh sách việc cho tuần tới. Làm được thì tốt, không làm được cũng không sao, vì ngay từ đầu đã không đặt kỳ vọng.
Đặt giờ làm cố định và giữ nó
Giờ làm cố định là xương sống của người vừa làm vừa đi. Chọn một khung giờ mỗi ngày mà bạn chắc chắn ngồi vào bàn, dù ở đâu.
Khung giờ này nên tính theo những người cần gặp bạn nhất: đồng nghiệp, khách hàng, học viên. Nếu họ ở cùng múi giờ với Việt Nam, đơn giản. Nếu họ ở nước khác, bạn cần biết giờ chồng nhau giữa hai bên là lúc nào.
Giữ khung giờ đó cả khi đang ở nơi đẹp nhất. Đây là chỗ nhiều người thất bại. Một buổi sáng nắng đẹp rủ đi biển, rồi một buổi chiều có phiên chợ, và cuối tuần thấy việc dồn ứ.
Ngoài khung giờ làm, hãy cho phép mình thật sự nghỉ. Tắt thông báo công việc, cất máy đi. Ranh giới rõ ràng giúp cả công việc lẫn chuyến đi đều tốt hơn.
Lên kế hoạch theo tuần, không theo ngày
Kế hoạch theo tuần linh hoạt hơn kế hoạch theo ngày. Mỗi đầu tuần, bạn xem có những việc lớn nào, cuộc họp nào, hạn chót nào, rồi xếp những ngày khám phá vào chỗ trống.
Một tuần điển hình của người đi chậm có thể là: bốn ngày làm việc chính, một ngày làm nửa buổi và đi chơi nửa buổi, cuối tuần dành cho khám phá xa hoặc di chuyển. Đây chỉ là một ví dụ, bạn tự điều chỉnh theo công việc.
Những chuyến đi trong ngày ra nơi gần, xếp vào buổi chiều sau khi đã xong việc chính. Những chuyến đi xa cả ngày, xếp vào cuối tuần.
Luôn chừa một khoảng trống trong tuần cho những việc phát sinh. Trên đường, phát sinh là chuyện bình thường.
Cuối tuần, dành mười lăm phút nhìn lại: tuần này mình làm được bao nhiêu, đi được bao nhiêu, cái nào bị lấn. Nếu tuần nào công việc cũng tràn sang giờ khám phá, có thể bạn đang ở một nơi quá nhiều thứ hấp dẫn, hoặc đang nhận quá nhiều việc so với nhịp đi.
Ngày ổn định ở chỗ mới
Khi đến một nơi mới, đừng xếp việc quan trọng vào ngày hôm sau. Hãy dành ngày đầu để ổn định: kiểm tra mạng, tìm chỗ ngồi làm việc, mua đồ ăn, biết quán ăn sáng, hiệu thuốc gần nhất.
Nếu có một cuộc họp lớn, một buổi thuyết trình, một hạn nộp quan trọng, xếp nó vào khi bạn đã ở một nơi ít nhất vài ngày, đã biết mạng ổn, đã quen chỗ ngồi.
Ngược lại, tuần cuối trước khi rời đi cũng nên nhẹ việc một chút, để có thời gian xếp đồ, chào hỏi, đi những chỗ còn muốn đi.
Một quy tắc dễ nhớ là đừng bao giờ đặt việc quan trọng nhất của tuần vào ngày ngay sau ngày di chuyển.
Báo lịch cho người khác và giữ uy tín
Uy tín của người làm từ xa xây trên sự đáng tin cậy. Mọi người cần biết khi nào liên lạc được với bạn, khi nào bạn trả lời.
Báo trước những ngày di chuyển, những ngày bạn có thể chậm trả lời. Một tin nhắn ngắn như hôm thứ sáu mình di chuyển, sẽ trả lời chậm hơn, giúp mọi người không lo lắng và không nghĩ bạn biến mất.
Nếu làm với người ở múi giờ khác, ghi rõ khung giờ bạn trực tuyến theo giờ của họ. Đừng bắt họ phải tính.
Và giữ lời. Nếu nói sẽ gửi việc vào sáng mai, hãy gửi, dù đang ở đâu. Một lần trễ hạn vì mải đi chơi có thể làm mất một khách hàng lâu năm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên làm việc trên xe khách hay tàu hoả không?
Có thể làm những việc nhẹ như đọc, ghi chú, trả lời vài tin nhắn khi tàu êm và mạng ổn. Nhưng không nên đặt việc quan trọng vào lúc di chuyển, vì xe xóc, say xe và mạng chập chờn rất thường gặp.
Di chuyển vào ngày nào trong tuần là tốt nhất?
Thường là cuối tuần hoặc ngày ít việc nhất của bạn. Tránh di chuyển ngay trước ngày có cuộc họp hay hạn nộp quan trọng.
Làm việc với khách nước ngoài khác múi giờ thì sắp lịch sao?
Xác định khung giờ chồng nhau giữa bạn và họ, đặt các cuộc họp vào đó và báo rõ khung giờ trực tuyến của bạn theo giờ của họ. Phần việc không cần trao đổi trực tiếp thì làm vào giờ còn lại.
Bao lâu nên dành cho việc ổn định khi đến nơi mới?
Ít nhất một ngày. Dùng ngày đó để kiểm tra mạng, tìm chỗ làm việc, mua đồ cần thiết. Đừng xếp việc quan trọng vào ngày ngay sau khi đến.
Làm sao giữ ranh giới giữa giờ làm và giờ chơi khi đi xa?
Đặt khung giờ làm cố định, ngoài giờ đó tắt thông báo công việc và cất máy. Báo cho mọi người khung giờ bạn liên lạc được để họ không chờ phản hồi ngoài giờ.
